Japonya kökenli olan Kaizen, dünya genelinde iş yaşamında benimsenen bir yöntemdir. Küçük fakat sürekli adımlarla gelişmeyi destekleyen bu yaklaşım, sonuçtan ziyade sürece odaklanır. Öncelikle basitleşmek ve ardından iyileştirilmiş adımları düzenli olarak uygulamak esas alınır. Peki, Japonca’daki Kai (değişim) ve Zen (iyi) kelimelerinden türemiş olan Kaizen’in prensiplerini iş hayatınıza nasıl entegre edebilirsiniz?
Problemi Görünür Kılın
Kaizen’in temel prensiplerinden birincisi, problemin varlığını kabul edip görünür hale getirmektir. Sonuçta, sorunlar çözülmek için vardır ve gelişim için bu şarttır. Bu nedenle görevinizdeki aksaklıkları görmezden gelmek yerine, tüm yönleriyle değerlendirip çözüm yolları aramalısınız; bu aksaklıkta sizin de payınız olsa bile.
Pahalı Çözümleri Eleyin
Diyelim ki şirketinizin yazılım sisteminde sorunlar mevcut ve bu durum iş süreçlerinde zaman kaybına yol açıyor. Yazılımı tamamen devre dışı bırakıp yeni bir sisteme geçmek hemen cazip bir çözüm gibi görünse de, Kaizen bir iyileştirme yaklaşımı olduğu için büyük maliyetleri ya da tamamen yeniden yapılan süreçleri kapsamaz. Tam tersine, çaba gerektiren ve yüksek maliyetleri reddeden bir özellik taşır. Bu nedenle, eksiklikleri giderecek bir yazılım ekibi oluşturmak daha makul bir çözüm olabilir.
Bireyselliği Unutun
Kaizen anlayışına göre, bireyler problemin kaynağı değil, problemi çözme unsurlarıdır ve ekip çalışması büyük bir önem taşır. Pozisyonunuz ne olursa olsun, bir sorun yaşandığında birbirinizi suçlamak, çözüm bulmaktan uzaklaştırır. Sonuçta bu durum, herhangi bir çalışanın görev tanımı içinde kalsada, nihayetinde şirketinizi, yani hepimizi etkileyecektir.
Kaliteye Odaklanın
Kaizen felsefesi, başarı ve iyileştirmenin tek kıstası olarak ekonomik kazançları görmezden gelmez. Ancak asıl odak noktası sürecin iyileştirilmesidir. Elde edilen maddi kazanç önemli olsa da, kalitenin öncelikli olduğu unutulmamalıdır. Kaldı ki, kaliteli ve hızlı bir şekilde yapılan işler, doğal olarak tatmin edici bir maddi dönüşüm sağlanacaktır.
Önceliği Saptayın
Projelerinizin sağlıklı ilerleyebilmesi ve yeni iyileştirme fırsatlarını değerlendirebilmeniz için, önceliklerinizi belirlemelisiniz. Bunun için projeyi kalite, maliyet ve dağıtım gibi (iş süreçlerinize göre değişebilir) ilkelere göre yürütmelisiniz.
Uygulama Sürecini Takip Edin
Burada dört ana adım karşımıza çıkıyor: Planla, uygula, kontrol et, önlem al. “Planla” aşamasında, iyileştirmenin hedefinin belirlenmesi, ekip oluşturulması ve gerekli analizlerle planlamanın yapılması gibi unsurlar yer alıyor. “Uygula” adımında ise, planlar eksiksiz şekilde hayata geçiriliyor. “Kontrol et” aşamasında hedefler ve sonuçların beklenen seviyelerde olup olmadığı inceleniyor; eğer bir sapma varsa, planlama aşamasına geri dönülüyor. Son olarak “önlem al” adımında, yapılan iyileştirmenin sürdürülebilirliğini sağlamak için herkesi bilgilendirmek ve denetlemek gereklidir.
Doğru Çözüm Araçlarını Kullanın
Her şirketin faaliyet alanı, hedef kitlesi, üretim veya hizmet süreci farklılık gösterir. Dolayısıyla, aynı sorun için aynı çözüm aracını kullanmak her zaman etkili sonuçlar doğurmaz. Kendi sisteminiz içinde iyileştirme sağlayacak yöntem ve araçları belirlemelisiniz. Örneğin, benzin tasarrufu için X şirketinin tüm araçlarını satıp dizel araçlara geçiş yapması bu şirketin süreçlerini hızlandırabilir ve genel verimliliğini artırabilir. Ancak bu hamle, sizin süreçlerinizde aynı etkiyi yaratmıyorsa, prosedür yüküyle sonuçlanabilir ve bu da yanlış bir çözüm aracı kullanmanıza sebep olur.
